voodoo | 14 de julio de 2008 | éxito |

Organízate para optimizar tu tiempo

organizaciónEsta semana intenté realizar una organización adecuada de mis actividades. En general, debo repartir mi tiempo entre:

  • 10 horas de trabajo en una empresa como jefe de personal.
  • Mantener alguna reunión laboral fuera del horario de trabajo.
  • Ser padre y esposo.
  • Compartir tiempo con amigos y familiares.
  • Mantener 6 blogs propios.
  • Escribir como invitado en 2 blogs, incluido este.

Al terminar cada día, quedaba con la sensación de no haber hecho bastante, a pesar de que muchas veces no puedo terminar o cumplir con cada una de mis actividades.

Así que se me ocurrió que lo mejor era llevar por escrito las tareas que debía cumplir, y seguir al pie de la letra lo escrito, para ver si podía aumentar mi eficacia y productividad. La intención del experimento era lograr optimizar mejor el tiempo, de manera que pueda encarar nuevas actividades (si… como lo piensas: siempre quiero hacer algo mas)

Pues bien. Lo que voy a explicar aquí es el resultado de mi experiencia de esta semana que fue realmente más desorganizada que las anteriores. Aunque me quedó claro en que fallé y voy a mejorar la semana entrante.

Organizarnos

El primer error fue subestimar el tiempo disponible. Quizás la parte mas difícil de organizarnos sea dar a cada tarea el tiempo que necesita para ser cumplida. Me encontré con tareas que me llevaron más tiempo del previsto, y otras a las cuales les asignaba un determinado tiempo y para realizarlas solo bastaba con una llamada telefónica de pocos minutos. Así que si quieres organizarte, asegúrate de asignar el tiempo necesario a cada tarea. El tiempo que emplees en esto, lo recuperarás con un mejor aprovechamiento del tiempo en el desarrollo de las actividades.

El segundo error fue mucho mas grave. Cada tarea tiene que tener un orden en cuanto a su importancia dentro del esquema diario. Si observo mis anotaciones hoy, veo que en ninguna di prioridad a las tareas de acuerdo a categorías simples como:

  • Importantes: es importante cumplir con mi trabajo. Para ello me pagan y esperan buenos resultados.
  • Urgentes: simplemente no pueden esperar. Llevar a mi hija al médico es algo que debe estar sobre todas las cosas.
  • Placenteras: escribir en los blogs es algo que me gusta, por lo que este tipo de tareas en realidad deben estar incluidas en la rutina diaria por el simple echo de que me da placer hacerlo.
  • No deseadas: odio perder tiempo esperando en interminables colas para pagar la cuenta de energía eléctrica. Tal vez convenga delegar este tipo de tareas, e incluso pagar algún cadete para que las realice.

Puedes buscar más tareas que sean adecuadas a tus prioridades ya que los ejemplos corresponden a mis actividades, pero sirven para que entiendas lo que intento explicar.

Errores

El tercer error fue el más grande de todos. No tuve en cuenta mi propia naturaleza humana. Por más organizado que quiera ser, mi día tiene 24 horas igual que para todos. Y por si no logro corregir los errores anteriormente mencionados, cualquier intento de organizarme y aumentar mi productividad será en vano. Debemos reconocer nuestras limitaciones y darnos cuenta que en medio de todo necesitamos hacer una pausa, para evaluar lo echo y lo que vamos a hacer. Sin olvidar el descanso necesario, ya que mi tiempo de descanso esta semana fue menor a lo normal.

El resultado de todo esto es obvio: la semana resultó ser pésimamente organizada, con un mayor estrés y un alto grado de frustración al ver que no obtenía los resultados que esperaba.

Sin embargo, debo reconocer los aspectos positivos de esta experiencia.

  • Es positivo buscar la manera de optimizar el tiempo en busca de mayor productividad.
  • Es positivo dedicar un tiempo, fuera de las actividades cotidianas, para analizar los errores y resultados, como lo estoy haciendo en este artículo.
  • Es positivo no bajar los brazos, y en base a los errores cometidos, seguir en la búsqueda de una organización óptima de nuestro tiempo.

Todo lo expuesto aquí, esta basado en mi experiencia, por lo que espero no haberte defraudado si esperabas encontrar algún tipo de manual o solución mágica al problemas de organización. En todo caso, haber leído esto te hará pensar y analizar tu caso en particular y tal vez te aliente a buscar un desarrollo mas productivo de tus actividades.

Espero que con tus comentarios me hagas ver cosas que tal vez se me pasaron por alto, así entre todos mejoramos la organización de nuestro tiempo.

Lucha por tus sueños

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Hay 12 comentarios
  • PuYe dice:

    Muy buen articulo la verdad es que me ha gustado bastante!! Buena tarea!! Mañana provare de organizarme, pero una cosa que te organizas por cada dia.. o ya te organizas durante una semana entera ?

  • josebreval dice:

    Pues es una idea muy buena, voodoo, la verdad que creo que nos vas a poner a todos una buena tarea para esta semana que acaba de comenzar. Voy a probar también a optimizar mi tiempo, y ya os contaré.

    Un abrazo

  • Jabogood dice:

    Gracias, muy útil, sobre todo la parte en que mencionas la jerarquía de tareas

  • Fabian dice:

    Puye: es mejor comenzar de a poco. Si logramos tener exito en la organización de un día a la vez, poco a poco lo haremos con el resto de la semana.

    josebreval: me gustaría que me cuentes luego tu experiencia en cuanto a la organización. La idea del artículo es que cada uno comparta con los demas su experiencia así aprendemos todos.

    Jabogood: las categorías que menciono son bastante amplias. De a poco es posible que aparezcan nuevas categorías que nos permitan dar la prioridad corespondiente a cada tarea.

    Gracias a todos.

  • luisksanova dice:

    Hola voodoo!!!

    Para mí la organización es una de las partes primordiales del éxito… claro también hay otras como la fuerza de voluntad y la confianza… ¿Que sucedería si tuvieramos entusiasmo por algún objetivo, pero no sabemos por dónde empezar y cómo desarrollarlo? tendríamos que organizar todo el proceso por el cuál daremos por cumplido dicha meta. Debemos tener claro por donde empezar, cómo iremos avanzando, y tener encuenta qué resultados vamos a obtener con dicho proceso.

    Por lo general cuando estoy en la universidad, antes de empezar el periodo de estudio siempre compro una agenda pequeña, ahí anoto las cosas que tengo que hacer y que me gustaría realizar en la semana… claro no siempre anoto todo lo que voy hacer ¡¡¡se volvería una rutina!!! y sería algo aburrido…

    Hacer estas cosas también me ayudan para la memoria… recuerdo las cosas que tengo que hacer…

    saludos… luisksanova

  • luisksanova dice:

    ahhh y se me olvidaba jeje claro como había dicho antes… me ayuda a recordar las cosas jajaja… ;)

    ¿Sería prudente si anotas alguno de tus blogs para leerlos también?

    saludos… luisksanova

  • Carlos10 dice:

    <!–[if !supportLists]–> xq me sale ese error ??

    • Mar dice:

      Hola Carlos, te ha salido ese error por tu navegador (seguramente Internet Explorer) si pruebas abrir la página con otro por ejemplo el chrome de google, podrás comprobar que se ve bien.

      Saludos!!

      ________________________

      Domenec, ¡buen artículo!

      Un abrazo!

  • axx dice:

    Muy buen tema a tratar..sobre todo por que enfoca desde una vista particular que muchos ya relizamos y que por unas cosas o por otras siempre te quedas frustrado por no haber realizado todo lo que te hubiese gustado al no asignar prioridades..

    me apunto lo de la agenda y un buen reloj alarma que me de la tabarra :D

    saludos

  • Patricio dice:

    La verdad es que llegué a este artículo, porque me encuentro actualmente totalmente desmotivado para hacer todas las cosas que necesito hacer, me distraigo fácilmente haciendo cosas improductivas y cuando analizo mi avance siento una gran frustración.

    Resumiendo, creo que claramente este es el año de mi vida en que mas estrés he sentido, estoy trabajando y aunque tengo un horario bastante flexible, las metas que debo cumplir marcan el ritmo de trabajo. Debo terminar urgentemente dentro de los próximos meses mi proyecto de tesis para titularme de ingeniero en computación y escribir mi memoria de tesis, que por cierto no es poco. Además debo sumar a esto algo muy importante y trascendental: fui padre por primera vez de una hermosa niñita que actualmente tiene poco mas de 3 meses de vida, lo cual también implica ser esposo (aunque realmente no estoy casado, pero eso es simple burocracia).

    La verdad es que hay días que tengo tantas cosas que hacer, que en vez de organizarme y hacer cada cosa, hago muy poco, incluso hay días que hago las cosas mínimas, es decir las que estoy obligado, y me veo haciendo cosas tan irrelevantes como leer los diarios, jugar online, etc. No he podido avanzar mucho en mi proyecto de tesis, en el trabajo he bajado mucho mi rendimiento. Quizás en lo único que destaco es en mis labores de padre.

    Pero a veces no entiendo que me pasa, aunque también debo reconocer que hace casi 2 años que no tengo vacaciones. Porque hace 6 meses atrás era una máquina del trabajo. Pero aun así no creo que sea esa la razón fundamental mi bajo rendimiento y falta de motivación para hacer las cosas que necesito hacer.

    Creo que voy a ocupar tu método de escribir cada mañana las cosas importantes que debo hacer durante el día, aunque sean pocas para comenzar.

    • Bengala dice:

      Patricio,

      Es probable que no estes plenamente enamorado de tus objetivos o talves estos no sean los que te enamoran, te lo digo por que he vivido algo parecido, hay objetivos obligatorios que estan atados a nuestra condicion de vida en particular pero afectados indiscutiblemente por nuestro entorno social y estos no son lo suficientemente motivadores para hacerles todo un plecentero plan de ejecucion y aprovechamiento,por el contrario son nuestro dolor de cabeza y desde mi punto de vista son los mas grandes ladrones de tiempo.

  • lorglez. glez M. dice:

    Excelente articulo, felicidades por los buenos consejos para seguir en busca de una mejor organizacion.



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